PRIVACYVERKLARING BUREAU SOCIAAL RAADSLIEDEN VELDHOVEN
Contact
Bureau Sociaal Raadslieden
Sterrenlaan 15
5503 BG Veldhoven
Tel: 040-2539959
E-mail: info@bsrveldhoven.nl
KvK 41087903
Bureau Sociaal Raadslieden Veldhoven (BSR) heeft diverse vormen van
dienstverlening: het Sociaal Raadsliedenwerk (waaronder de Formulierenhulp),
het Klapperproject, hulp bij Belastingaangifte en de hulp aan een groep wettelijk
vertegenwoordigers, die verantwoording van hun vertegenwoordiging moeten
afleggen aan de kantonrechter.
Verwerking van persoonsgegevens van cliënten
Wanneer u gebruik maakt van het inloopspreekuur van de sociaal raadslieden
dan blijft u in principe anoniem. Er worden geen persoonsgegevens genoteerd en
er worden geen dossiers aangelegd. Brieven die namens u worden geschreven en
formulieren die samen met u worden ingevuld worden niet opgeslagen.
Soms is het nodig om een vraag verder uit te zoeken. Om u te kunnen bereiken
is het nodig om uw contactgegevens te noteren. Dat gebeurt alleen met uw
toestemming. Deze gegevens worden na het beantwoorden van de vraag
vernietigd.
Wanneer u uw vraag per e-mail stelt worden uw gegevens direct na het
beantwoorden van uw vraag verwijderd.
De sociaal raadslieden hebben een geheimhoudingsplicht. Moet contact worden
opgenomen met een andere instantie om uw vraag goed te kunnen
beantwoorden, dan gebeurt dat alleen als u daarbij aanwezig bent.
Als u zich aanmeldt voor het klapperproject dan worden alleen uw
contactgegevens genoteerd voor het maken van een afspraak. De medewerker
van het klapperproject gaat samen met u uw papieren ordenen, zodat u weer
overzicht heeft over uw thuisadministratie. Uw papieren blijven steeds in uw
bezit en er wordt geen dossier aangelegd. De medewerker heeft een
geheimhoudingsplicht en mag alleen over u in contact treden met derden als u
daar toestemming voor heeft gegeven en als dat nodig is voor de hulpverlening.
Dit is geregeld in de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst die u tijdens het
eerste gesprek met de medewerker ondertekent. De bureau agenda met uw
contactgegevens wordt gedurende het lopende kalenderjaar bewaard. De
samenwerkingsovereenkomst wordt na beëindiging van de begeleiding nog
bewaard gedurende het lopende kalenderjaar.
Voor hulp bij het invullen van uw belastingaangifte moet u een afspraak maken.
Daarbij worden uw naam en telefoonnummer genoteerd, zodat wij u, indien
nodig, kunnen bereiken. De belastingaangifte kan alleen worden gedaan in uw
bijzijn. De medewerker slaat de aangifte op in het systeem van BSR, zodat kan
worden nagegaan welke gegevens bij BSR zijn ingevuld. Dit kan echter alleen als
u daar toestemming voor heeft gegeven. De medewerker zal u daarom vragen
een schriftelijke toestemmingsverklaring te ondertekenen. Ook deze medewerker
heeft een geheimhoudingsplicht.
De bureau agenda met uw contactgegevens wordt gedurende 1 jaar bewaard. De
belastingaangifte en de toestemmingsverklaring worden gedurende 5 jaar
bewaard, omdat de belastingdienst deze termijn hanteert voor het nog kunnen
corrigeren van de aangifte en omdat achteraf moet kunnen worden nagegaan
welke gegevens voor welke cliënt door BSR zijn ingevuld.
Bent u wettelijk vertegenwoordiger en krijgt u hulp bij het afleggen van
verantwoording aan de rechtbank, sector kanton, dan worden uw
contactgegevens genoteerd in de bureau agenda bij het maken van een
afspraak. De gegevens van degene die wordt vertegenwoordigd worden ingevuld
op het verantwoordingsformulier en opgeslagen bij BSR om eventuele vragen
van de rechtbank te kunnen beantwoorden. Tevens zijn deze gegevens leidraad
voor de verantwoording in het volgende jaar. Voor het bewaren en opslaan van
deze gegevens geeft u toestemming in een schriftelijke verklaring. De bureau
agenda met uw contactgegevens wordt gedurende het lopende kalenderjaar
bewaard. De opgeslagen gegevens worden 2 jaar bewaard.
Bescherming van persoonsgegevens
De coördinatie van BSR houdt een register van verwerkingsactiviteiten bij.
BSR draagt zorg voor een zorgvuldige en veilige verwerking van uw
persoonsgegevens, overeenkomstig de eisen uit de privacywetgeving. De
toegang tot uw gegevens in papieren documenten en in computerbestanden is
beveiligd en afgeschermd voor onbevoegden. Papieren documenten en gegevens
in digitale bestanden worden conform de afgesproken bewaartermijnen
vernietigd. Computerprogramma’s en dataopslag worden beveiligd door
virusscanners en updates. De beveiligingsmaatregelen worden voortdurend
gecontroleerd.
Voor het stellen van een vraag kunt u ook gebruik maken van een
contactformulier op de website van BSR. Hier vult u gegevens in over uw
persoon. U geeft toestemming voor het doorgeven van deze gegevens door eerst
akkoord te gaan met deze privacy verklaring.
Delen van persoonsgegevens met derden
BSR sluit een verwerkersovereenkomst met de systeembeheerder die
verantwoordelijk is voor het correct functioneren van het computersysteem en
als zodanig inzage heeft in de gegevens en bestanden van BSR.
Cookies
BSR maakt gebruik van Google Analytics om het gebruik van de website te
kunnen verbeteren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van cookies die geen
gevolgen hebben voor de privacy van de bezoeker van de website.
Rechten van de cliënt
U heeft het recht om uw persoonsgegevens die bij BSR worden bewaard in te
zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook heeft u het recht om een kopie te
krijgen van de persoonsgegevens die bij BSR worden verwerkt (bijv. uw
belastingaangifte). U kunt daarnaast uw eventuele toestemming voor
gegevensverwerking door BSR intrekken.
Vragen en klachten
Heeft u na het doornemen van deze verklaring vragen over de manier waarop
BSR omgaat met de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u gebruik
maken van de hiervoor omschreven rechten, dan kunt u contact opnemen met
de coördinatie van BSR, die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming.
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door BSR, dan
kunt u zich ook wenden tot de coördinatie via bovenstaande contactgegevens.
Tevens heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale
toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor informatie hierover kunt u
de website raadplegen: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl .
Contact
Bureau Sociaal Raadslieden
Sterrenlaan 15
5503 BG Veldhoven
Tel: 040-2539959
E-mail: info@bsrveldhoven.nl
KvK 41087903
Bureau Sociaal Raadslieden Veldhoven (BSR) heeft diverse vormen van
dienstverlening: het Sociaal Raadsliedenwerk (waaronder de Formulierenhulp),
het Klapperproject, hulp bij Belastingaangifte en de hulp aan een groep wettelijk
vertegenwoordigers, die verantwoording van hun vertegenwoordiging moeten
afleggen aan de kantonrechter.
Verwerking van persoonsgegevens van cliënten
Wanneer u gebruik maakt van het inloopspreekuur van de sociaal raadslieden
dan blijft u in principe anoniem. Er worden geen persoonsgegevens genoteerd en
er worden geen dossiers aangelegd. Brieven die namens u worden geschreven en
formulieren die samen met u worden ingevuld worden niet opgeslagen.
Soms is het nodig om een vraag verder uit te zoeken. Om u te kunnen bereiken
is het nodig om uw contactgegevens te noteren. Dat gebeurt alleen met uw
toestemming. Deze gegevens worden na het beantwoorden van de vraag
vernietigd.
Wanneer u uw vraag per e-mail stelt worden uw gegevens direct na het
beantwoorden van uw vraag verwijderd.
De sociaal raadslieden hebben een geheimhoudingsplicht. Moet contact worden
opgenomen met een andere instantie om uw vraag goed te kunnen
beantwoorden, dan gebeurt dat alleen als u daarbij aanwezig bent.
Als u zich aanmeldt voor het klapperproject dan worden alleen uw
contactgegevens genoteerd voor het maken van een afspraak. De medewerker
van het klapperproject gaat samen met u uw papieren ordenen, zodat u weer
overzicht heeft over uw thuisadministratie. Uw papieren blijven steeds in uw
bezit en er wordt geen dossier aangelegd. De medewerker heeft een
geheimhoudingsplicht en mag alleen over u in contact treden met derden als u
daar toestemming voor heeft gegeven en als dat nodig is voor de hulpverlening.
Dit is geregeld in de schriftelijke samenwerkingsovereenkomst die u tijdens het
eerste gesprek met de medewerker ondertekent. De bureau agenda met uw
contactgegevens wordt gedurende het lopende kalenderjaar bewaard. De
samenwerkingsovereenkomst wordt na beëindiging van de begeleiding nog
bewaard gedurende het lopende kalenderjaar.
Voor hulp bij het invullen van uw belastingaangifte moet u een afspraak maken.
Daarbij worden uw naam en telefoonnummer genoteerd, zodat wij u, indien
nodig, kunnen bereiken. De belastingaangifte kan alleen worden gedaan in uw
bijzijn. De medewerker slaat de aangifte op in het systeem van BSR, zodat kan
worden nagegaan welke gegevens bij BSR zijn ingevuld. Dit kan echter alleen als
u daar toestemming voor heeft gegeven. De medewerker zal u daarom vragen
een schriftelijke toestemmingsverklaring te ondertekenen. Ook deze medewerker
heeft een geheimhoudingsplicht.
De bureau agenda met uw contactgegevens wordt gedurende 1 jaar bewaard. De
belastingaangifte en de toestemmingsverklaring worden gedurende 5 jaar
bewaard, omdat de belastingdienst deze termijn hanteert voor het nog kunnen
corrigeren van de aangifte en omdat achteraf moet kunnen worden nagegaan
welke gegevens voor welke cliënt door BSR zijn ingevuld.
Bent u wettelijk vertegenwoordiger en krijgt u hulp bij het afleggen van
verantwoording aan de rechtbank, sector kanton, dan worden uw
contactgegevens genoteerd in de bureau agenda bij het maken van een
afspraak. De gegevens van degene die wordt vertegenwoordigd worden ingevuld
op het verantwoordingsformulier en opgeslagen bij BSR om eventuele vragen
van de rechtbank te kunnen beantwoorden. Tevens zijn deze gegevens leidraad
voor de verantwoording in het volgende jaar. Voor het bewaren en opslaan van
deze gegevens geeft u toestemming in een schriftelijke verklaring. De bureau
agenda met uw contactgegevens wordt gedurende het lopende kalenderjaar
bewaard. De opgeslagen gegevens worden 2 jaar bewaard.
Bescherming van persoonsgegevens
De coördinatie van BSR houdt een register van verwerkingsactiviteiten bij.
BSR draagt zorg voor een zorgvuldige en veilige verwerking van uw
persoonsgegevens, overeenkomstig de eisen uit de privacywetgeving. De
toegang tot uw gegevens in papieren documenten en in computerbestanden is
beveiligd en afgeschermd voor onbevoegden. Papieren documenten en gegevens
in digitale bestanden worden conform de afgesproken bewaartermijnen
vernietigd. Computerprogramma’s en dataopslag worden beveiligd door
virusscanners en updates. De beveiligingsmaatregelen worden voortdurend
gecontroleerd.
Voor het stellen van een vraag kunt u ook gebruik maken van een
contactformulier op de website van BSR. Hier vult u gegevens in over uw
persoon. U geeft toestemming voor het doorgeven van deze gegevens door eerst
akkoord te gaan met deze privacy verklaring.
Delen van persoonsgegevens met derden
BSR sluit een verwerkersovereenkomst met de systeembeheerder die
verantwoordelijk is voor het correct functioneren van het computersysteem en
als zodanig inzage heeft in de gegevens en bestanden van BSR.
Cookies
BSR maakt gebruik van Google Analytics om het gebruik van de website te
kunnen verbeteren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van cookies die geen
gevolgen hebben voor de privacy van de bezoeker van de website.
Rechten van de cliënt
U heeft het recht om uw persoonsgegevens die bij BSR worden bewaard in te
zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook heeft u het recht om een kopie te
krijgen van de persoonsgegevens die bij BSR worden verwerkt (bijv. uw
belastingaangifte). U kunt daarnaast uw eventuele toestemming voor
gegevensverwerking door BSR intrekken.
Vragen en klachten
Heeft u na het doornemen van deze verklaring vragen over de manier waarop
BSR omgaat met de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u gebruik
maken van de hiervoor omschreven rechten, dan kunt u contact opnemen met
de coördinatie van BSR, die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming.
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door BSR, dan
kunt u zich ook wenden tot de coördinatie via bovenstaande contactgegevens.
Tevens heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale
toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor informatie hierover kunt u
de website raadplegen: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl .